Ein Interessent ruft an und fragt nach der Dreizimmerwohnung aus der Anzeige, die ihm gerade noch gefallen hat. Die Wohnung ist seit drei Wochen verkauft. Der Anrufer weiß das nicht, weil ImmoScout24 es auch nicht weiß - dort steht sie unverändert auf verfügbar, mit demselben Preis und denselben Fotos. Für den Makler ist es der dritte Anruf dieser Art in dieser Woche, und jedes Mal folgt dieselbe kurze, unangenehme Erklärung. Auf der eigenen Website und bei Immowelt war die Wohnung längst weg. Nur ein Portal hatte vom Verkauf nie etwas mitbekommen.
Das Objekt war nie das Problem. Verkauft ist verkauft, der Notartermin ist gelaufen. Das Problem ist, dass diese eine Tatsache an vier verschiedenen Stellen im Netz steht - und nur an dreien davon jemand daran gedacht hat, sie zu ändern.
Bei einem Verkaufsabschluss fällt das irgendwann auf, weil sich jemand meldet. Bei einer Preissenkung fällt es leiser unter den Tisch: Eine Woche steht das Objekt bei ImmoScout24 für 349.000 Euro, bei Immowelt noch für 359.000 - beide Zahlen waren zu ihrer Zeit richtig, nur zu unterschiedlichen Zeitpunkten eingetragen. Niemand ruft deswegen empört an, aber wer beide Anzeigen nebeneinander findet, fragt sich zu Recht, welche Zahl gilt und wie aktuell das Angebot überhaupt betreut wird.
Eine Anzeige ist eine Kopie, keine Ansicht
Wer ein Objekt bei ImmoScout24 oder Immowelt einstellt, tippt Adresse, Preis, Fläche und Fotos in ein Webformular. Was dabei entsteht, ist ein eigener Datensatz im System des Portals - keine Ansicht auf die eigenen Unterlagen, sondern eine Kopie davon, festgehalten zu dem Zeitpunkt, an dem sie eingegeben wurde. Ändert sich danach etwas an der Quelle - der Preis, der Status, ein neues Foto -, bekommt das Portal davon nichts mit. Es gibt keine Leitung zurück zur eigenen Verwaltung. Die Kopie bleibt so, wie sie war, bis jemand von Hand zurückkommt und sie erneut anfasst.
Bei vier Kanälen - zwei Portalen, der eigenen Website, vielleicht einem Facebook-Marketplace-Post - existiert dieselbe Tatsache damit viermal, unabhängig voneinander. Zusammen hält sie nichts als die eigene Erinnerung, bei jeder Änderung an alle vier zu denken.
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Einstellen passiert mit Aufmerksamkeit, Abschalten ohne
Das Einstellen eines Objekts bekommt fast immer die nötige Sorgfalt: gute Fotos, ein durchdachter Text, der passende Preis, alle Kanäle bestückt. Das ist der Moment, in dem man ein Mandat gewinnt - da vergisst man nichts.
Der Wechsel auf reserviert oder verkauft passiert dagegen genau dann, wenn andere Dinge Vorrang haben: Notartermin, Übergabe, das nächste Exposé, das schon wartet. In diesem Moment gibt es kein Signal, das daran erinnert, dass anderswo noch drei weitere Kopien derselben Anzeige online stehen. Vergisst man eine, merkt man es nicht sofort - man merkt es erst Wochen später, am Telefon, wenn jemand nach einer Wohnung fragt, die längst weg ist. Die Aufmerksamkeit ist beim Einstellen maximal und beim Abschalten minimal, obwohl das Risiko am Ende an derselben Stelle liegt.
Eine Checkliste für den Verkaufsfall klingt nach der naheliegenden Lösung, hilft aber nur, wenn sie in genau dem Moment auftaucht, in dem der Status wechselt - und das ist der Moment, in dem ohnehin schon zu viel gleichzeitig ansteht. Eine Erinnerung, an die man sich selbst erst erinnern muss, ist keine verlässliche Erinnerung. Was trägt, ist eine Kette, die von selbst weiterläuft, sobald die eine Quelle einmal geändert wurde - nicht eine weitere Zeile auf einer Liste, die neben Notartermin und Übergabe untergeht.
Für die Portale gibt es längst eine Schnittstelle - nur nicht für jeden
Gelöst ist dieses Problem in der Immobilienbranche längst, nur nicht für jedes Büro. Über einen Datenaustausch-Standard namens OpenImmo, ein XML-Format, das ImmoScout24, Immowelt und die gängige Maklersoftware seit Jahren gemeinsam unterstützen, lassen sich Objektdaten und Statusänderungen maschinell übergeben, ohne ein Formular ein zweites Mal auszufüllen. Übertragen werden dabei nicht nur Preis und Status, sondern das ganze Exposé: Fläche, Baujahr, Energieausweis-Werte, Fotos, der Objekttext selbst. Wer eine vollständige Maklersoftware betreibt, ändert den Status einmal im eigenen System, und die Portale ziehen automatisch nach.
Der Haken: Dieser Weg setzt voraus, dass die eigenen Objektdaten schon strukturiert in so einem System liegen - nicht in Excel, nicht im Kopf, nicht verteilt über den Verlauf mehrerer E-Mails. Genau deshalb bleibt die Schnittstelle für kleinere Büros oft ungenutzt: Eine vollständige Maklersoftware bringt Module für Kundenverwaltung, Provisionsabrechnung und Terminplanung mit, die ein Einzelmakler oft nicht braucht - zwingt aber die gesamte Arbeitsweise in ihr Schema, nur um an dieser einen Schnittstelle teilzunehmen.
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Wo die eine Wahrheit tatsächlich sitzen kann
Es braucht keine vollständige Maklersoftware, um das Grundproblem zu lösen - nur einen einzigen strukturierten Ort pro Objekt: Adresse, Preis, Status, die paar Eckdaten, die überall gebraucht werden. Wie aufwendig dieser eine Ort sein muss, hängt von der Zahl der Objekte ab - bei einem kleineren Büro reicht oft eine einzige gepflegte Tabelle mit einer Zeile pro Objekt und dem Datum der letzten Änderung. Entscheidend ist nicht das Werkzeug dahinter, sondern dass es davon wirklich nur eines gibt, statt einer Kopie in jedem Portal-Konto. Von dort aus sieht die Anbindung an jeden Kanal anders aus, weil jeder Kanal anders funktioniert.
Die eigene Website ist der einfachste Fall, weil die volle Kontrolle beim Makler liegt: Sie kann die Objektdaten direkt aus derselben Quelle lesen, ganz ohne zweiten manuellen Schritt. Bei ImmoScout24 und Immowelt lässt sich über die genannte Schnittstelle eine schlanke, auf die eigene Objektzahl zugeschnittene Anbindung bauen, die Statusänderungen weiterreicht, ohne gleich eine ganze Softwaresuite zu benötigen. Bei Facebook Marketplace gibt es für Immobilienanzeigen keine vergleichbare Schnittstelle - das bleibt ein manueller Schritt. Aber eben nur einer, ausgelöst von derselben Statusänderung, statt einer von vieren, an die man sich unter Zeitdruck erinnern muss.
Eine Quelle, alle Kanäle - zugeschnitten auf deine Objekte
Wie viele Objekte gleichzeitig laufen, welche Portale wirklich zählen, ob die eigene Website die Daten direkt anzeigen kann und ob sich eine Anbindung an ImmoScout24 und Immowelt lohnt - das ist von Büro zu Büro verschieden. Genau deshalb baue ich so etwas zugeschnitten, statt eine fertige Maklersoftware zu verkaufen: eine Person, die die Anbindung selbst entwirft und versteht, kein Agentur-Overhead und keine Software, in deren Abläufe du dich erst einarbeiten musst.
Wenn du wissen willst, wie eine solche Quelle der Wahrheit für deine Objekte und deine Kanäle aussehen würde: Ich bin Eric Menge von EMIT Solution, erreichbar unter info@emit-solution.com und über emit-solution.com. Das erste Gespräch kostet nichts und klärt nur, ob sich der Aufwand für dein Portfolio überhaupt lohnt.
Häufige Fragen
Warum merkt ein Portal nicht automatisch, wenn eine Wohnung verkauft ist?+
Weil eine Portal-Anzeige ein eigener Datensatz im System des Portals ist, entstanden durch ein einmal ausgefülltes Formular. Es gibt keine technische Verbindung zurück zu den eigenen Unterlagen, die eine spätere Änderung automatisch weiterreicht. Ändert sich der Status nur an der Quelle, bleibt die Anzeige unverändert stehen, bis jemand sie von Hand aktualisiert.
Was ist der OpenImmo-Standard, und hilft er auch kleinen Büros?+
OpenImmo ist ein XML-basierter Datenaustausch-Standard, über den Objektdaten und Statusänderungen maschinell zwischen Maklersoftware und den großen Portalen wie ImmoScout24 oder Immowelt übergeben werden. Er hilft nur, wenn die eigenen Objektdaten schon strukturiert in einem angebundenen System liegen - bei Excel-Tabellen oder losen Notizen greift er nicht von selbst.
Brauche ich für die Synchronisation eine vollständige Maklersoftware?+
Nicht zwingend. Große Softwaresuiten bringen Module für Kundenverwaltung, Provisionsabrechnung und Terminplanung mit, die ein Einzelmakler oft nicht braucht, zwingen aber die komplette Arbeitsweise in ihr Schema. Für das konkrete Problem - eine Quelle, die alle Kanäle beliefert - reicht oft eine schlanke, zugeschnittene Anbindung an dieselben Schnittstellen.
Lässt sich auch Facebook Marketplace automatisch aktuell halten?+
Für Immobilienanzeigen gibt es dort keine vergleichbare Schnittstelle wie bei den großen Portalen, das bleibt ein manueller Schritt. Der Unterschied liegt darin, dass es dann nur noch dieser eine Schritt ist, ausgelöst von derselben Statusänderung an der Quelle - statt einer von vieren, an die unter Zeitdruck erst noch gedacht werden muss.
Wo sollte der Status eines Objekts als Erstes geändert werden?+
Immer an der einen strukturierten Quelle, nicht in dem Portal, das gerade offen ist. Nur wenn der Status zuerst dort landet, kann von dort aus alles andere - Website, Portale, der letzte manuelle Schritt - zuverlässig folgen. Wird stattdessen mal hier, mal dort zuerst geändert, entsteht wieder genau die Streuung, die das Problem verursacht.
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